15 dokumentów, które musisz mieć: przed, w trakcie oraz po zakończeniu pracy w Niemczech.

W dzisiejszym artykule chcę podzielić się z Wami informacjami dotyczącymi dokumentów, które są potrzebne do podjęcia pracy w Niemczech, przede wszystkim jak te dokumenty załatwić i gdzie. Znajdziecie również wzory pism i linki do stron urzędów lub firm, które mogą być w tym temacie pomocne. Całość dzielę na trzy części: dokumenty przed podjęciem pracy, w trakcie pracy i po zakończeniu pracy. 

 

 

 

 

 

I. Przed podjęciem pracy:

1.Zameldowanie w Niemczech – zanim się za to zabierzesz warto zarezerwować sobie termin w urzędzie miasta tzw. „Bürgeramt” już ze 3 tygodnie wcześniej. Dotyczy to przede wszystkim Berlina. Tutaj w tym linku podaję Wam stronkę na której możecie rezerwować terminy na zameldowanie mieszkania. Istnieje również rezerwacja telefoniczna pod numerem 115 (tzw. Bürgerhotline). Co do innych miast, np. Erfurt, Lipsk, Görlitz to raczej nie powinno być problemu z wolnymi terminami w urzędzie. Wystarczy wziąć dowód osobisty oraz umowę najmu („Mietvertrag”) i pójść z tym do urzędu. Jeżeli podnajmujesz pokój, musisz mieć „Untermietvertrag” i czasem (zwłaszcza w Berlinie) pozwolenie ze spółdzielni na podnajęcie pokoju (tzw. „Untervermietungserlaubnis” lub „Bewilligung zur Untervermietung”). Wzory i szablony pism, które mogą Ci się przydać:

Wzór 1:         Zameldowanie (przykład jak wygląda)

Szablon 2:    Umowa podnajmu pokoju – „Untermietvertrag”

Szablon 3:    Wniosek/prośba do spółdzielni o wydanie pozwolenia na podnajęcie pokoju „Untervermietungserlaubnis”

Resztę wzorów pism dotyczących wynajmu/mieszkania w Niemczech, a jest ich ponad 30, znajdziesz tutaj. 

 

2. Numer identyfikacji podatkowej „Steuer-ID-Nr”. – jest wystawiany automatycznie po pierwszym zameldowaniu na terenie Niemiec i ma swoją ważność przez całe życie. Dostaniesz go pocztą na adres podany w meldunku. Jeżeli zależy Ci na jak najszybszym załatwieniu tego numeru, możesz pójść osobiście do najbliższej skarbówki (koniecznie weź dowód i meldunek!) i poprosić o przydzielenie numeru od ręki, oczywiście za podaniem konkretnego powodu. Urzędnicy to też ludzie, jak się grzecznie poprosi to dadzą. Jeżeli już miałeś kiedyś wystawiony taki numer i tylko nie możesz połapać się w swoich papierach, nie wiesz, gdzie go znaleźć, zaglądnij na:

Wzór 1:          Decyzję podatkową

Wzór 2:          Pisma z urzędu, dot. przydzielenia numeru "Steuernummer"  

UWAGA! Steuernummer i Steuer-ID-Nr to nie to samo!

 

3. Numer ubezpieczenia społecznego „Sozial- und Rentenversicherungsnummer” – jeżeli podejmujesz pracę w Niemczech po raz pierwszy,  to o ten numer wystąpi pracodawca do niemieckiego systemu ubezpieczeń tzw. „Deutsche Rentenversicherung”. Po ok. tygodniu otrzymasz pocztą pismo z numerem (wygląda ono tak: link). Ten numer również ma ważność przez całe życie. Wzory pism, które mogą Ci się przydać znajdziesz na głównej stronie Berlinoteki w zakładce Wzory pism.

 

4. Karta ubezpieczenia zdrowotnego „Gesundheitskarte” (tak wygląda karta: link) – tak samo jak w przypadku ubezpieczenia społecznego pracodawca zgłasza pracownika do ubezpieczalni. Może to być AOK, BKK, DAK itd. To są te najbardziej znane. Na karcie znajduje się Twój numer, składający się z 9 cyfr poprzedzony jedną dużą literą. Ten numer znajduje się na każdej korespondencji z ubezpieczalni. Warto wspomnieć, że BKK i AOK Nord ma polski serwis telefoniczny. Bardzo pomocna w temacie ubezpieczeń jest grupa na Facebooku „Polak Polakowi człowiekiem w Niemczech„. Polecam!

 

5. Numer konta bankowego. Tutaj nie trzeba niczego wyjaśniać.

 

UWAGA!!!

W przypadku osób mieszkających w regionach przygranicznych i dojeżdżających codziennie do pracy zameldowanie w Niemczech nie jest konieczne! Pracodawca może w takim wypadku złożyć podanie do urzędu skarbowego o wydanie specjalnego zaświadczenia i przydzielenie klasy podatkowej.  

Przed podjęciem poszukiwań pracy warto też skompletować sobie wszystkie dokumenty aplikacyjne. Darmowe szablony CV po niemiecku znajdziesz tu. (link)

 

II W trakcie trwania pracy:

6.Umowa o pracę, tzw. ”Arbeitsvertrag”. Powinna zawierać: nazwę i adres firmy, dzień rozpoczęcia umowy, nazwę stanowiska, czas pracy, wysokość wynagrodzenia, zakres zadań, wymiar urlopu oraz okres wypowiedzenia umowy. Tu nie będę się rozpisywać, gdyż to są sprawy oczywiste. Wzory pism:

Pismo 1:     Wniosek o urlop „Urlaubsantrag”

Pismo 2:     Wypowiedzenie umowy „Kündigung des Arbeitsvertrages“

Resztę wzorów pism dotyczących pracy w Niemczech, znajdziesz tu. (Wzory pism 31-49) 

 

7.Karta godzin („Stundenzettel/Stundennachweis”) – jest to podstawa do naliczenia wypłaty. Bardzo ważna kwestia, gdyż bez tych karteczek nie dostaniesz pensji!! Kartę godzinową daje się zazwyczaj w piątek na koniec pracy do podpisania przez przełożonego i najpóźniej do wtorku należy ją dostarczyć do firmy. Tak wygląda prawidłowo wypełniony Stundenzettel (link). Pamiętaj o tym, że przerwy muszą być odjęte.

 

8.Rozliczenie miesięczne wypłaty, tzw. „Lohnabrechnung” lub „Abrechnung der Brutto/Netto-Bezüge“ – rozliczenie wynagrodzenia, na którym znajdziesz liczbę przepracowanych godzin, wysokość wynagrodzenia, kwotę odprowadzonego podatku oraz składek. Rozliczenie może mieć różne formy, w zależności od tego, w jakim programie zostało sporządzone:

Przykład 1:   Rozliczenie wynagrodzenia

Przykład 2:   Rozliczenie wynagrodzenia 

 

9. Potwierdzenie odprowadzonych składek, czyli „Meldung zur Sozialversicherung (wzór)” – jest zwykle dołączane do rozliczenia miesięcznego. Ten dokument należy zachować na wypadek ubiegania się w Polsce o emeryturę. Pamiętaj, że okres pracy w Niemczech dolicza się do emerytury w naszym kraju.

 

III Po zakończeniu pracy

10.Świadectwo pracy („Arbeitszeugnis”) –W niemieckim prawie pracy mamy dwa rodzaje świadectwa: proste („Einfaches Arbeitszeugnis”) oraz świadectwo z opinią o pracowniku („Qualifiziertes Arbeitszeugnis”). W tym drugim, oprócz okresu zatrudnienia i podstawowych danych opisany jest też wkład, jaki wniosłeś do firmy, jaka była twoja postawa do kolegów i przełożonych, twoje pozytywne cechy charakteru, które szczególnie dały się zauważyć w trakcie wykonywania zadań i tego typu podobne rzeczy. Wystawienie takiego opisowego świadectwa nie jest obowiązkiem pracodawcy. Może być wydane na prośbę.  Poniżej znajdziesz przykład takiego wniosku:

Pismo 1:      Wniosek o wydanie świadectwa z opinią o pracowniku „Antrag auf qualifiziertes Arbeitszeugnis”

 

11.Roczny PIT – czyli roczne zestawienie Twoich dochodów i odprowadzonych składek. Bez tego zaświadczenia nie będziesz mógł rozliczyć podatku!!

Wzór: Lohnsteuerbescheinigung

 

12.Potwierdzenie zatrudnienia – to jest potrzebne tylko osobom, które mają stały pobyt w Niemczech i chcą się zarejestrować w urzędzie pracy. Jeśli planujesz powrót do Polski, nie zaprzątaj sobie głowy tym zaświadczeniem.

Wzór: Arbeitsbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitsamt

UWAGA!!! Do urzędu pracy (Agentur für Arbeit) zgłaszamy się, jeśli mamy przepracowany w Niemczech min. 1 rok. Jeśli zatrudnienie trwało krócej, wtedy meldujemy się w Jobcenter. Ważne jest również by zgłosić się do tych urzędów 3 miesiące przed zakończeniem umowy (można telefonicznie lub online) a po ustaniu zatrudnienia, od razu 1 dnia na bezrobociu udać się osobiście do urzędu. Jeżeli spóźnisz się parę dni, co mi się zdarzyło już ze 2 razy :/, kwota zasiłku zostanie zmniejszona o tą ilość dni.

 

13.Wymeldowanie kwatery– to jest oczywiste, należy się wymeldować z miejsca zamieszkania. 

 

14. Od razu po powrocie do kraju musisz się zarejestrować w polskim urzędzie pracy. Jest to bardzo ważne, gdyż chodzi o Twoje ubezpieczenie. Jeśli tego nie zrobisz, możesz spodziewać się listu z niemieckiej ubezpieczalni z prośba o przedstawienie okresów ubezpieczenia w Polsce. Zarówno w Niemczech jak i Polsce istnieje obowiązek ciągłości ubezpieczenia. Jeśli nie ubezpieczyłeś się w Polsce w ciągu 30 dni od zakończenia pracy w Niemczech (30 dni to okres karencji), ubezpieczalnia niemiecka nadal będzie miała prawo naliczać składki, za które będziesz musiał już zapłacić z prywatnej kieszeni.

 

15. Rozlicz się z podatku. Termin składania zeznań podatkowych w Niemczech to 31.05 każdego roku. Co Ciebie bardziej ucieszy, to to, że dostaniesz zwrot podatku, może nawet paręset EUR, a taki zastrzyk gotówki zawsze się przydaje :) Cennych rad, co do tego, jak wyciągnąć maksymalną kwotę zwrotu, udzielą Ci kompetentni doradcy z tej branży. Z tego co pamiętam, możesz odliczyć dojazdy z Polski do Niemiec, ulgi na dzieci, koszty ubezpieczenia i pewnie jeszcze wiele innych. Najlepiej wyślij zapytanie poprzez ten link (zapytanie/zgłoszenie jest niewiążące!), a dodatkowo otrzymasz 10 % rabatu na wybraną usługę. 

 

Wszystkich zainteresowanych pracą w Niemczech zapraszam na moje kanały społecznościowe i grupy, na których publikuję aktualne oferty: grupa na Facebooku Jobs(praca) Erfurt Leipzig Dresden Görlitz (praca przy granicy) ,grupa Jobs (praca) Berlin Cottbus Frankfurt/Oder Guben (praca przy granicy) oraz fanpage berlinoteka.de  Natomiast jeśli potrzebujesz pomocy przy pisaniu CV po niemiecku, pomogą Ci na pewno szablony i wzory, które znajdziesz tutaj. 

Miłego dnia!

 

Agata Kania - rekruter personelu Niemcy 

Więcej o mnie znajdziecie na moim profilu na Goldenline lub niemieckim Xingu.